Aanmelden nieuwsbrief

Nieuwe Ultimo-functionaliteit bespaart tijd en maakt het koppelen van documenten aan jobs eenvoudig

Meditain heeft een nieuwe Ultimo-functionaliteit ontwikkeld die het koppelen van documenten aan jobs vereenvoudigt en efficiënter maakt. Met deze oplossing kun je documenten in batch uploaden en automatisch koppelen aan de juiste job. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd. De functionaliteit is breed inzetbaar, eenvoudig te gebruiken en kan binnen één dag worden geïmplementeerd. 

Hoe werkt het? 

De functionaliteit splitst automatisch bestandsnamen op basis van specifieke kenmerken, zoals een objectnummer of serienummer, en koppelt deze direct aan de jobs. Dit maakt het beheren van documenten zoals werkbonnen of onderhoudscertificaten makkelijker, sneller en overzichtelijk. 

Voordelen 

  • Het uploaden van certificaten of werkbonnen gaat sneller en eenvoudiger doordat documenten in bulk verwerkt kunnen worden. 
  • Het proces is minder foutgevoelig, omdat de automatische matching op basis van object-ID of serienummer verkeerde koppelingen voorkomt. 
  • Gebruikers hebben altijd toegang tot actuele informatie. 

Wat zijn de stappen? 

Hier zijn de belangrijkste stappen: 

  1. Kies een periode, waarmee voorkomen wordt dat documenten gekoppeld worden aan jobs uit een ander jaar.
  2. Selecteer een leverancier. 
  3. Kies het matchingscriterium:
    – Serienummer
    – Objectnummer (unieke ID in Ultimo)
    – Jobnummer 
  4. Bepaal een scheidingsteken: gebruik een scheidingsteken (zoals een streepje) in de bestandsnamen om verschillende ID’s te herkennen. Geen scheidingsteken? Dan wordt het nummer in de bestandsnaam als enkelvoudige ID behandeld.

Wanneer een bestand succesvol gekoppeld is verschijnt een overzicht in een pop-up. Zo heeft de gebruiker direct inzicht in welke documenten aan welke jobs gekoppeld zijn. 

Extra functionaliteit 

Een mogelijke uitbreiding is om gekoppelde documenten direct inzichtelijk te maken bij een apparaat in Ultimo. Dit biedt gebruikers snel toegang tot relevante informatie.