Aanschaf en ingebruikname van nieuwe endoscopen op KNO-afdeling

Meditain begeleidt diverse aanschaftrajecten van medische technologie. Een van onze speerpunten in aanschaftrajecten is dat we verder gaan dan alleen het selectietraject. We begeleiden de implementatie volledig, zodat zorginstellingen zonder problemen een werkend product kunnen inzetten. Een voorbeeld van een project waarbij implementatie een belangrijk onderdeel was, was de aanschaf van endoscopen voor de KNO-afdeling (Keel-, Neus- en Oorheelkunde) van een ziekenhuis. Er moesten twee soorten endoscopen aanschaft worden, namelijk starre en flexibele laryngoscopen. Van beide typen endoscopen waren er in de afgelopen jaren veel kapotgegaan en afgevoerd. Hierdoor was er een tekort ontstaan met allerlei risico’s voor de continuïteit van de zorg tot gevolg. Daarnaast was er ook een verhoogde kans op incidenten, omdat er weinig tijd was om de endoscopen te reinigen en desinfecteren tussen de afspraken met verschillende patiënten. Kortom, de noodzaak voor vervanging was groot.

Start project

Meditain stapte in toen er al veel stappen gezet waren in het aanschaftraject voor de flexibele endoscopen. De keuze voor het nieuwe type was al gemaakt en er waren al 52 flexibele videoscopen besteld. De implementatiefase moest nog wel volledig doorlopen worden. Daarnaast moest het volledige aanschaftraject van de starre scopen nog plaatsvinden. We zijn daarom gestart met het samenstellen van een multidisciplinaire projectgroep, bestaande uit een KNO-arts, KNO-unithoofd, medisch technicus, klinisch fysicus, Deskundige Steriele Medische Hulpmiddelen (DSMH), Deskundige Scopen Reinigen en Desinfectie (DSRD), Centrale Scopen Desinfectie-medewerker (CSD) en een inkoper.

Flexibele endoscopen

In het traject van de flexibele endoscopen moesten er ongeveer 30 fiberscopen vervangen worden door 52 videoscopen. Deze waren al besteld toen wij instapten. Meditain heeft vervolgens voor het nieuwe type flexibele endoscoop een volledig aanschafdossier (Programma van Eisen, risicoanalyse en bekwaamheidsplan) opgesteld. Om de nieuwe videoscopen goed in gebruik te kunnen nemen, hebben we daarnaast nogal wat aanpassingen gedaan:

• De droogkasten op de CSD moesten aangepast worden vanwege de komst van de nieuwe endoscopen. De omvang van de nieuwe endoscopen en het grotere aantal endoscopen zorgde voor een tekort aan droogruimte. Om de droogkast te plaatsen hebben we een extra droogkast aangeschaft en bouwtechnische aanpassingen gedaan bij de CSD.
• Voor de nieuwe endoscopen zijn ook nieuwe videoprocessoren aangeschaft. Deze nieuwe apparaten zijn ingebouwd in KNO-units in de behandelkamers.
• De videoscopen zijn een stuk groter dan de fiberscopen, waardoor de videoscopen niet in de oude transportbakken pasten. Er zijn grotere transportbakken aangeschaft en de opslagkasten voor de endoscopen zijn vergroot, zodat de grotere bakken hierin passen.

Bovenstaande aanpassingen moesten qua planning goed afgestemd worden op de levering van de nieuwe endoscopen. Door een goede samenwerking in de projectgroep is het project met een mooi resultaat afgesloten. De KNO-afdeling heeft de nieuwe videoscopen inmiddels volledig in gebruik.

Starre endoscopen

De urgentie voor de vervanging van de starre endoscopen was heel erg hoog. Er waren nog slechts twee van de in totaal acht endoscopen in gebruik, omdat een groot deel afgekeurd was. We hebben een volledig aanschafdossier opgesteld, waarna het Programma van Eisen (PvE) is ingevuld door twee leveranciers. Vervolgens zijn de endoscopen van beide leveranciers op proef geweest en hebben we gekozen voor een van beide types. Acht endoscopen bleek echter niet genoeg te zijn voor het aantal patiënten dat op een dag behandeld wordt. Dit komt door de nieuwe voorschriften op het gebied van reiniging en desinfectie en strengere vereisten vanuit de leverancier. Een analyse van de situatie wees uit dat er in totaal 20 tot 26 starre laryngoscopen nodig zijn. Diverse aanvragen voor aanvullend budget hebben ertoe geleid dat er 22 nieuwe starre endoscopen aangeschaft konden worden. Dit is een hele verbetering voor de polikliniek KNO en een mooi eindresultaat van het project.