Efficiënt beheer van thuisbeademing: integratie tussen IFS Ultimo en Logic Medical bij het Erasmus MC

Het aantal chronisch beademden* in Nederland is in ruim 20 jaar meer dan decimaal gegroeid. Dit vraagt ziekenhuizen zoals het Erasmus MC in Rotterdam om steeds meer thuisbeademingsapparaten te leveren aan patiënten thuis of in verpleeghuizen. In de regio Rotterdam en Zeeland worden dagelijks ongeveer 1.000 tot 1.500 apparaten gebruikt die probleemloos moeten blijven werken.

Uitdagingen voor het Centrum Thuisbeademing

Het is voor het Erasmus MC ondoenlijk om zelf de serviceverlening en kwaliteitscontroles te doen op het steeds grote aantal beademingsapparaten die door het Centrum van Thuisbeademing worden uitgegeven. De afdeling Medische Technologie is niet ingericht om structureel buiten het ziekenhuis te functioneren. Deze taak werd daarom, na een aanbestedingstraject, volledig uitbesteed aan servicepartner Logic Medical.

Volgens het Convenant medische technologie blijft het Erasmus MC echter eindverantwoordelijk voor de veilige toepassing van alle medische technologie. Daarom is het van belang om voor honderd procent zeker te zijn dat alle thuisbeademingsapparaten op de juiste wijze onderhouden worden. Hieronder leggen we uit hoe dat in zijn werk ging:

Veel administratieve handelingen

De technicus van externe servicepartner Logic Medical, die het onderhoud doet, verricht zijn of haar werkzaamheden in de dagelijkse omgeving van de patiënt (dat is niet veranderd). De uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden en testrapporten moesten vervolgens weer teruggekoppeld worden aan de technische dienst van het Erasmus MC. Daarna werden deze handmatig gekoppeld aan de interne systemen. Dat was en blijft belangrijk om tijdens audits aantoonbaar te maken dat onderhoudswerkzaamheden volgens wettelijke eisen zijn uitgevoerd.

Het ontbreken van een uniforme structuur

Extra uitdagend was dat er geen uniforme structuur aanwezig was. Technici van Logic Medical stuurden per e-mail hun gegevens, of kozen er soms voor dat technici van het Erasmus MC ergens moesten inloggen om de juiste informatie te verkrijgen. Bovendien kon het teveel aan administratieve handelingen ook betekenen dat er weleens iets vergeten werd, of op een onjuiste manier van het ene in het andere systeem werd gezet. Handmatige handelingen leveren, overal waar gewerkt wordt, immers altijd kansen op fouten op. Vanuit Jolanda Visser, Unithoofd van Centrum Thuisbeademing, kwam de wens om dit proces eenvoudiger, gestructureerd en foutloos te maken.

Het contact met Meditain

Meditain is een organisatie die zorginstellingen en ziekenhuizen helpt bij het oplossen van allerlei procesmatige én technologische vraagstukken en is gecertificeerd IFS Ultimo implementatiepartner. De interne vraag was zeer concreet: als Logic Medical de onderhoudshistorie registreert, waarom zouden we al deze gegevens dan niet direct via een API ontsluiten in het assetmanagement systeem van IFS Ultimo?

Nick Haak, adviseur functioneel beheer van het Erasmus MC, maakte daar een plan voor en bedacht welke koppelvelden er van belang waren om onderling informatie tussen beide systemen uit te wisselen. Hidde Bos, Business Consultant bij Meditain, maakte het definitieve functionele ontwerp. Wat daarbij enorm van pas kwam is dat hij jarenlange ervaring heeft met zowel de technologie van IFS Ultimo als met de specifieke werkprocessen van de Medische Techniek in het ziekenhuis.

“Wat ik enorm waardeer is de mate waarin Hidde met ons heeft meegedacht hoe we tot efficiëntere processen kunnen komen. Bovendien begrijpt hij zeer goed de werkzaamheden van een medisch technicus en weet hij precies hoe het Convenant medische technologie in elkaar zit. Daardoor scoren we nu nog beter op het gebied van compliancy.”

Nick Haak, Adviseur functioneel beheer van het Erasmus MC

De waarde van de koppeling tussen Logic Medical en Erasmus MC

Arjan van der Pas, Adviseur Medische Technologie bij het Erasmus MC, is een belangrijke stakeholder in dit project die door het Centrum Thuisbeademing werd ingeschakeld. Hij omschrijft de waarde van de door Hidde gemaakte koppeling als volgt: ‘Het eerste woord wat in mij opkomt is betrouwbaarheid. In het verleden werden PDF’s per e-mail gestuurd of onze technicus moest inloggen op de database, iets downloaden en vervolgens handmatig koppelen. Dat betekende een veel foutgevoeliger en langduriger proces.’

Nick Haak legt uit dat de koppeling tussen Logic Medical (Prodin) en Erasmus MC (IFS Ultimo) jaarlijks zeer veel administratieve uren scheelt. Een rekensom over de besparing in manuren is door hem  snel gemaakt: ‘Over het hele jaar genomen hebben ongeveer 2.000 beademingsapparaten onderhoud nodig. Per apparaat besparen we aan administratieve handelingen nu zo’n 4 tot 5 minuten, wat op jaarbasis 130 tot 160 manuren inhoudt.

Resultaten

• Bij een externe audit, door de IGJ of certificerende instanties, kan aantoonbaar gemaakt worden dat er voldaan wordt aan de vereisten van het Convenant medische technologie.
• Een jaarlijkse besparing van 130 tot 160 manuren.
• Geen dubbele invoer meer van onderhouds- en testgegevens.
• Onderhoudswerkzaamheden kunnen niet meer vergeten worden door actieve meldingen naar de medische technici van Logic Medical.
• Efficiënt beheer: de afdeling Medische Dienst van het Erasmus MC heeft een 360⁰ overzicht van alle medische apparaten, ongeacht waar ze zich bevinden.
• Duidelijkheid aan beide kanten: zowel Logic Medical als Erasmus MC technici profiteren van deze integratie.
• Meer werkplezier: technici die druk bezet zijn, vaak in verband met personele krapte, kunnen vooral doen waar ze goed in zijn omdat de administratieve last beperkt wordt.

De toekomst met IFS Ultimo en Meditain

Tot slot vroegen we ook naar toekomstige ontwikkelingen. ‘Op het moment dat het Erasmus MC nieuwe medische apparaten in gebruik gaat nemen, zullen de technici van Logic Medical dit binnenkort ook direct in hun systemen zichtbaar krijgen. We werken samen continu aan het verbeteren van de onderlinge communicatie. Daarnaast is een belangrijke ‘bijvangst’ van dit project dat we in feite een blauwdruk hebben ontwikkeld over hoe we een functioneel ontwerp kunnen realiseren waarbij integraties zorgen voor kostenbesparingen, efficiency en gemak. Wat voor het onderhoud van beademingsapparatuur geldt, kan hetzelfde inhouden voor het jaarlijks onderhouden van honderden bedden. Dus gaan we samen met Meditain ongetwijfeld nog meer slimme integraties bedenken tussen medische systemen en IFS Ultimo,’ sluit Arjan van der Pas af.

Over het Erasmus MC

Het Erasmus MC is een universitair medisch centrum in Rotterdam, verbonden aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Het ziekenhuis is qua omzet het grootste van de zeven universitair-medische centra van Nederland. De kerntaken omvatten patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. Valorisatie, het maatschappelijk of economisch benutten van kennis verkregen uit onderzoek, wordt algemeen beschouwd als een vierde kerntaak.

*Gebruikte bron: De Vereniging Samenwerkingsverband Chronische Ademhalingsondersteuning, VSCA