(Her)implementatie van Facility Management Informatie Systeem

Een goed begin is het halve werk. Dit uitgangspunt vormt de basis van onze aanpak bij de aanschaf en implementatie van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). Dit geldt zowel bij volledig nieuwe software als bij het updaten van een bestaand pakket. Deze aanpak voerden we onder andere uit bij ziekenhuis het Diakonessenhuis in Utrecht.

Initiatie

We zijn gestart door samen met het ziekenhuis een gedegen projectplan op te stellen. In het plan hebben we de volgende onderwerpen uitgewerkt en vastgelegd: projectdoelstellingen, gewenste uitkomsten, randvoorwaarden, kwaliteitseisen, relaties met andere projecten, projectorganisatie, communicatie, projectplanning en een financieel kader.

Het resultaat hiervan was een document dat als basis diende voor het hele project tot en met de oplevering van een goed functionerend systeem. Bij dit proces hebben we de interne stakeholders actief betrokken. Meditain bracht hierbij kennis en ervaring in op het gebied van organisatie-inrichtingen, wet- en regelgeving en de (on)mogelijkheden van de beoogde systemen. Ook voorzagen we de keuzes die gemaakt moesten worden van voorstellen, maar beslissingen daarover werden uiteindelijk door het ziekenhuis genomen. Gezamenlijk kwamen we zo tot een volledig beeld van de huidige stand van zaken en een realistische, beoogde eindsituatie.

Specificatie

Nadat overeenstemming bereikt was over het projectplan en de installatie van de stuur- en projectgroep, zijn we de specificatiefase ingegaan. Hierbij hielden we de scope aan die is opgesteld in de initiatiefase (ofwel in het projectplan). In deze fase hebben we alle bedrijfsprocessen behandeld die door software ondersteund moesten worden. Dit waren onder andere objectbeheer, onderhoud, incidentmeldingen, aanvragen, selfservice en contractmanagement.

Meditain heeft ook workshops georganiseerd om samen met stakeholders de gewenste processen te beschrijven. Door onze ruime ervaring met deze processen konden we waar nodig sturen om tot een efficiënte en breedgedragen werkwijze te komen. Vervolgens analyseerden we de informatiebehoefte binnen de processen om deze daarna te kunnen vertalen naar benodigde rapportages en schermen. We hebben ook de aanwezige en eventueel aanvullende, gewenste koppelingen met andere systemen beschreven. Essentieel in deze fase is een juiste afstemming tussen het beleid, de gewenste processen, de vereiste managementinformatie en de eisen ten aanzien van informatiekoppelingen en installatie. Daarom stelden we de benodigde processen, documenten en ontwerpen op en hebben ervoor gezorgd dat ze van kwalitatief hoog niveau zijn. De medewerkers van het ziekenhuis brachten lokale kennis, ervaring en visie in die uiteindelijk heeft bepaald wat beschreven werd en later gerealiseerd zou worden.

Aanschaf

Toen de functionele behoefte helder en concreet was, konden we in nauwe samenwerking met de inkooporganisatie van het ziekenhuis en de leverancier een uitvraag, offerte en uiteindelijke opdracht opstellen.

Implementatie

Toen een overeenkomst met de leverancier tot stand gekomen was, konden we overgaan tot de implementatiefase. Hierin hebben we samen met de medewerkers van het ziekenhuis en de consultants van de leverancier de software geïnstalleerd, geconfigureerd, getest en in gebruik genomen.

In deze fase vulde Meditain twee rollen in, namelijk die van projectleider en die van inhoudelijk adviseur. Als projectleider hebben wij onder andere de voorbereiding, vastlegging en het voorzitten van de projectgroep- en stuurgroepvergaderingen op ons genomen. Ook het coördineren van de verschillende acties en actueel houden van de projectrapportage waren onze verantwoordelijkheid. Als inhoudelijk adviseur hielpen we bij de meer inhoudelijke kant van de implementatie. Wij kennen de software en technisch/facilitaire ziekenhuisprocessen door en door en leveren zodoende een waardevolle bijdrage aan inrichtingsvraagstukken, keuzes in de bedrijfsvoering, het opstellen van testprotocollen, het testen van deelopleveringen en het doorvoeren van dataverbeteringen. Door deze rol op ons te nemen, ontzorgden we de functioneel beheerder van het ziekenhuis, faciliteerden we besluitvorming en konden we de kwaliteit van het opgeleverde systeem garanderen.

Oplevering

Met de livegang van de software kwam er een eind aan de implementatiefase, maar was het project nog niet helemaal afgerond. Hierna richtten wij ons namelijk op de afronding van de restpunten zoals we die hadden benoemd in de eindrapportage. Dat kan zowel over (functioneel) applicatiebeheer gaan als over doorontwikkeling van zaken die (tijdelijk) buiten scope zijn gezet voor de livegang. Het project was pas afgerond toen het dagelijks beheer en een toekomstbestendige ophanging van de applicatie in de organisatie geregeld waren. Uiteraard waren wij het ziekenhuis ook graag van dienst tijdens deze beheerfase van het systeem, met zowel onze applicatie-experts als projectondersteuning.