Implementatie van kwaliteitssysteem medische technologie
Meditain heeft een best practice-aanpak ontwikkeld voor het voldoen aan eisen voor het veilig toepassen van medische technologie, die onder andere in het Convenant Medische Technologie zijn geformuleerd. Deze aanpak bestaat uit slechts zeven procedures. Ons model biedt voordelen bij de implementatie, maar draagt vooral bij aan de acceptatie en toepassing van het model in de dagelijkse zorgpraktijk.
Ons model ook toegepast in een kliniek
We hebben het model veelvuldig toegepast in ziekenhuizen, maar het is ook toepasbaar in andere zorginstellingen. We hebben het model bijvoorbeeld toegepast in een kliniek die meermaals op de vingers was getikt door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ze moesten daardoor verplicht verbeteracties uitvoeren. Die acties werden opgepakt zonder de onderliggende oorzaak goed aan te pakken. Daardoor ontstond het idee om een duidelijk en pragmatisch kwaliteitssysteem neer te zetten. Zo kunnen de verbeteracties structureel goed geregeld worden en wordt alvast eenduidigheid gecreëerd over het werk op de verschillende locaties.
Meditain heeft ondersteund bij het realiseren van een kwaliteitssysteem voor medische technologie voor de verschillende vestigingen van de kliniek. Hierbij is het kwaliteitssysteem onderdeel geworden van de mentaliteit en de bedrijfsvoering van de organisatie. Dit project bestond uit twee fases:
Fase 1: Beschrijving kwaliteitssysteem Medische Technologie
De basis van ons best practice-model bestaat uit een beleidsdocument ‘veilige toepassing van medische technologie’, een grafische weergave van de gehele levenscyclus van medische hulpmiddelen en een aantal onderliggende procedures. In het beleid zijn de kaders en de invulling van de wet- en regelgeving voor de veilige toepassing van medische technologie beschreven. Ook zijn hierin de verantwoordelijkheden beschreven wat betreft medische hulpmiddelen die in de kliniek aanwezig zijn. Onderliggend aan het beleid zijn er zo’n zeven procedures die uit meerdere normelementen bestaan. Deze generieke procedures zijn aangevuld met de specifieke afspraken binnen de kliniek zodat de procedures toepasbaar zijn in de praktijk.
We hebben het beleidsdocument en de procedures met de projectgroep doorgenomen en op maat gemaakt voor de kliniek. De projectgroep bestond uit experts uit verschillende disciplines, zoals manager van de kliniek, kwaliteitsmedewerkers, medisch specialist, paramedicus en medisch technicus.
We gaven eerst een presentatie van ons best practice-model op locatie en verwerkten de feedback daarop. Daarna hebben we elke week een van de procedures besproken tijdens een wekelijks overleg. Vooraf verstuurden we de voorbereiding en tijdens het overleg bespraken we de procedures stuk voor stuk. Hierbij hadden we extra aandacht voor het samenbrengen van alle onderdelen tot één kwaliteitssysteem dat aansluit op het instellingsbrede kwaliteitssysteem. Naast het opstellen van het beleid en de procedures hebben we ondersteund bij het opstellen van de ontbrekende werkinstructies en formulieren.
Fase 2: Operationalisering
Nadat de basis was neergezet, hebben we geholpen bij het operationaliseren van het kwaliteitssysteem. Om de kliniek aan de hand mee te nemen en te zorgen voor een aantoonbaar goede borging van het convenant in de organisatie, hebben wij de kliniek nog ongeveer 15 dagen (verspreid over een aantal maanden) ondersteund. In deze periode hebben we onder andere aandacht besteed aan de volgende activiteiten:
- Een organisatiebrede communicatiecampagne over het kwaliteitssysteem. Om op een laagdrempelige manier uit te leggen en te bespreken wat de noodzaak is en wat de belangrijkste aandachtspunten zijn.
- Het opzetten van een Commissie Medische Technologie. De rol van de commissie is besproken en de vergaderafspraken zijn ingepland. Tijdens de eerste maanden was Meditain voorzitter van deze commissie, zodat deze nieuwe commissie goed begeleid kon worden.
- Het maken van afspraken over periodieke communicatie en evaluatie van de Commissie Medische Technologie.
- Het uitvoeren van tussentijdse mini-audits/veiligheidsrondes.
Als vervolg op de implementatie van ons best practices-model zullen we nog een inhaalslag maken in het opstellen van productdossiers, brengen we het beheer op orde en werken we de aanvraagsystematiek uit.
- Opdrachtgever Manager Kwaliteit, Veiligheid en Innovaties
-
Betrokken afdelingen
- Facilitair Bedrijf
- Alle zorgafdelingen
- Inkoop
- Financiën
- Doorlooptijd 6-12 maanden
- Onze rol Projectleider en inhoudsexpert
- Thema's