Meditain realiseert livegang IFS Ultimo voor het Isala in Zwolle

Op 16 september 2024 ging het Isala in Zwolle succesvol live met IFS Ultimo als het serviceportaal voor de afdelingen Facilitair, Gebouwbeheer, Informatie & ICT, Inkoop en Medische Technologie. Het vervangt daarmee een tweetal Topdesk-omgevingen, SAP EAM én Planon! 

Een prachtige mijlpaal in een project dat niet over één nacht ijs kon gaan. Uit een zorgvuldig selectietraject, dat startte in het laatste kwartaal van 2022, kwam de combinatie IFS Ultimo & Meditain als beste uit de bus. In de tweede helft van 2023 startte de implementatie tezamen met de projectorganisatie vanuit het Isala. Na diverse instructie-, ontwerp- en testrondes werd deze succesvol afgesloten met de livegang in het weekend van 15 september! 

Onder leiding van projectmanager Vera werkte Hidde aan de datamigratie vanuit de oude Topdesk-, Planon- en SAP-omgevingen. Daniëlle ontwierp en realiseerde een groot aantal interfaces. Vera verzorgde daarnaast alle workshops waarin de teams IFS Ultimo leerden kennen en gezamenlijk bepaalden hoe de werkprocessen het beste ondersteund konden worden. Samen met de werkgroepvoorzitters van Isala creëerden ze een inrichting die het huidige werk ondersteunt, ruimte biedt voor ontwikkeling en met minimale configuratie aansluit op de standaarden van IFS Ultimo. 

Marloes Plieger, leidinggevende Medische Technologie: ”De samenwerking met Meditain tijdens de implementatie heb ik als prettig en toegankelijk ervaren. Voor onze afdeling Medische Technologie was het een uitdaging om de data vanuit SAP naar Ultimo te migreren. Gelukkig sloot de standaard van Ultimo goed aan op onze gewenste werkprocessen. Mede dankzij een aantal slimme conversies tijdens de migratie hebben we hier minimaal in moeten configureren. We hebben nu een goede basis staan om verder te optimaliseren.”  

In een project van deze omvang zijn veel uitdagingen voorbij gekomen, welke door de betrokkenen getackeld moesten worden. Elk opsommingsrijtje doet andere onderdelen dan ook tekort, maar hierbij toch een paar highlights: 

• Van vier applicaties naar één; 
• Geen verlies van informatie, data of servicerapporten door de wisseling van systeem. Met het oog op compliance maar ook de potentie van big data is er onder meer het volgende gemigreerd: circa 190.000 assets inclusief 1,5 miljoen meldingen, 50.000 onderhoudsplannen, 50.000 toekomstige reserveringen, ruim 2.000 kennisboom items en ~500GB aan documentatie;
• Een schaalbare interface met drie serviceproviders vanuit IFS Ultimo via middleware van Isala zelf; 
• Slechts 200 configuratiepunten op een inrichting voor >500 full users; 
• De projectgroep heeft tijdens implementatie de product- & dienstcatalogus volledig bijgewerkt en verrijkt zodat het selfserviceportaal een direct toegevoegde waarde had;
• Een hechte integratie met SAP waarin naast stamgegevens ook bestelaanvragen, materiaal verbruik, kosten en artikelgegevens uitgewisseld worden.  

En nu.. 

Net als bij de oplevering van een groot nieuwbouwproject is de dag van de opening een belangrijke mijlpaal maar niet het einde. Niet alleen de serviceafdelingen van het Isala veranderen maar ook IFS Ultimo biedt steeds meer mogelijkheden welke dankzij de rolling release elke twee weken beschikbaar komen. Naast de nazorg en overdracht naar beheer, waarvoor het Isala twee applicatiebeheerders heeft opgeleid, wordt gezamenlijk dan ook alweer gewerkt aan de plannen voor doorontwikkeling. Dit om het maximale uit Ultimo te (blijven) halen.

Wij hebben er alle vertrouwen in dat het Isala met Ultimo een service- en assetmanagement applicatie heeft staan waarmee ze toekomstbestendig zijn!