Ontwikkeling en implementatie van interactief (Corona) dashboard

Meditain en UMCG werken al enkele jaren samen. Meditain werkt voortdurend aan rapportages en stuurinformatie voor het UMCG, maar staat ook voor het UMCG klaar voor ad hoc klussen. In maart 2020 klopte het UMCG bij ons aan voor een spoedklus vanwege de coronacrisis. We ontwikkelden een interactief dashboard dat weergeeft hoe de medische technologie van het UMCG ervoor staat in verschillende situaties.

Doorlopend rapportageproject

Voordat Meditain het UMCG hielp aan een handig dashboard voor inventarisatie van medische technologie ten tijde van het COVID-19, werkten het UMCG en Meditain al samen aan een geschikt en op maat gemaakt rapportagesysteem. Het ziekenhuis gebruikt voor onderhoudsmanagement van medische technologie het Facility Management Informatie Systeem (FMIS) Ultimo. De output die de registratie hierin opleverde was niet naar wens. De rapportage en stuurinformatie uit dit systeem was onvolledig en onvoldoende. Het UMCG had behoefte aan meer en betere stuurinformatie voor drie verschillende partijen, namelijk de zorg, het management medische technologie en de technici.

Een eerste poging tot betere rapportage in rapportagetool Crystal Reports van softwareontwikkelaar SAP leverde niet het gewenste resultaat op, omdat de informatie statisch en te snel verouderd was. Mees legt uit: “Het rapport was direct achterhaald. De informatie is eigenlijk direct verouderd als je zo’n rapport opent. Dat heeft ons doen realiseren dat we behoefte hebben aan een dashboard in plaats van rapportage.” De keuze viel op rapportagetool Power BI van Microsoft omdat Meditain wist dat dit geschikt is voor een dergelijk interactief dashboard. Mees en zijn team hadden een aantal eisen waar Meditain mee aan de slag is gegaan. Mees: “Het moest gebruiksvriendelijk zijn en zonder training te gebruiken. Ook was het belangrijk dat je met maximaal drie klikken ergens kunt komen in het dashboard. We wilden namelijk Ultimo niet namaken maar als bronbestand gebruiken en het dashboard als mooie visuele weergave daaromheen gebruiken. Dit dashboard is nu voor iedereen te begrijpen zodra het wordt geopend.” Dit dashboard bestaat nu uit de vier hoofdcategorieën planning, lifecycle, management en contracten.

Spoedklus vanwege COVID-19

COVID-19 dwong het UMCG om hun apparatuur acuut inzichtelijk te maken. Het UMCG moest namelijk van 39 reguliere IC-plekken opschalen naar uiteindelijk 112 IC-plekken. Peter Mees, Teammanager Medische Technologie bij UMCG legt uit: “Om in de gaten te houden waar een tekort aan apparatuur kon ontstaan, heeft Meditain een dashboard gemaakt. Bijvoorbeeld om na te gaan bij hoeveel IC-plekken er te weinig beademingsmachines of te weinig bedden zouden zijn.” Hierbij moest rekening gehouden worden met verschillende scenario’s en inzichtelijk zijn wat er zou verschuiven in bepaalde situaties.

Peter Mees legt uit dat eerdere positieve ervaringen met de samenwerking met Meditain ertoe heeft geleid dat het UMCG Meditain ook heeft ingeschakeld voor deze spoedklus. “We wisten al dat Meditain snel kan schakelen en flexibel is. Het grootste voordeel van Meditain is dat zij weten hoe een afdeling medische technologie werkt. Dat wil zeggen dat ze ook weten hoe onze processen werken. Hierdoor hebben ze aan een half woord genoeg en dat werkt heel prettig. Binnen Meditain kan één persoon zowel procesmatig meedenken als het technische gedeelte uitvoeren, in dit geval het dashboard maken.”

Mees maakte onderdeel uit van de werkgroep Zorg en Capaciteit en de werkgroep Middelen, Materialen en Crisisprocessen die dagelijks moesten rapporteren aan het kernteam COVID-19. Er kwam een Excel-document waarmee Mees het kernteam zou inlichten over de status van de medische apparatuur. Dit document voldeed niet direct aan de eigen behoeften, dus werd Meditain ingeschakeld. Er moest een interactief dashboard komen dat op de variabelen in verschillende scenario’s afgestemd kon worden en realtime informatie weergeeft. Dankzij Meditains ervaring met het eerder ontwikkelde, overkoepelende dashboard, wisten we hoe we dit het best in konden richten voor het UMCG.

Meditain ontwikkelde een dashboard waarin het ziekenhuis meerdere scenario’s kon kiezen. Volgens Mees “een mooi systeem om een probleem visueel te maken”. In de scenario’s kon gekozen worden voor de hoeveelheid apparatuur per persoon en hoeveel OK’s open te houden. Aan de hand daarvan toont het dashboard actuele getallen, overzichtelijk per scenario. Het dashboard gaf ook aan op welke apparatuur extra aandacht gevestigd moest worden. En toonde het de resterende aantal exemplaren van bepaalde apparatuur. Door de kleuren van de vakken was in één oogopslag zichtbaar welke apparatuur het ziekenhuis tekort dreigde te komen. Op basis daarvan beoordeelde het UMCG zelf of er extra apparatuur nodig was in een bepaald scenario. Het systeem beviel. Mees: “Het hielp heel erg dat we een scenario konden aanvinken en visueel konden maken wat het betekende als bepaalde keuzes gemaakt zouden worden. We konden hierdoor bijvoorbeeld beredeneren dat we de COVID-zorg wel konden opschalen als we de reguliere zorg zouden afschalen. En als we dat niet zouden doen, wisten we dat we extra infuuspompen nodig zouden hebben. Dat soort discussies konden we heel goed aangaan met dit dashboard. Dit heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat we extra materialen hebben aangeschaft.”

Toekomst van de systemen

Het dashboard dat het UMCG tijdens de COVID-19 crisis gebruikte was specifiek bruikbaar voor die periode. Toch heeft het coronadashboard het ziekenhuis het belang doen inzien van het gebruik van eenzelfde dashboard voor een onderhoudsstatus en capaciteit ook ná de coronacrisis. Mees ziet deze aanvulling op het bestaande dashboard met hoofdonderwerpen planning, lifecycle, management en contracten als “een kans die we nog kunnen nemen. Dat is een mooie volgende stap”.

 

  • Opdrachtgever Teammanager Medische en Informatietechnologie
  • Betrokken afdelingen
    • Medische Technologie
    • Zorgafdelingen
  • Doorlooptijd 18 maanden + beheer
  • Onze rol BI-consultant
  • Thema's

Meer weten over dit project? Vul onderstaand formulier in dan neemt Hendri Bikker contact met je op.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Hendri Bikker Business Consultant