Ziekenhuis Rivierenland vernieuwt Ultimo-omgeving met focus op standaardisatie

Ziekenhuis Rivierenland in Tiel heeft samen met ons zijn sterk verouderde Ultimo-omgeving vervangen door een moderne cloudomgeving. Samen hebben we de inrichting opnieuw opgebouwd en afgestemd op de werkzaamheden van de Technische Dienst, Medische Instrumentele Dienst en Beveiliging. Deze overstap maakt het beheer eenvoudiger, vermindert het administratieve werk en sluit aan op de digitale visie van het ziekenhuis: iedere afdeling werkt met het systeem dat het beste bij zijn processen past, terwijl informatie eenvoudig digitaal kan worden uitgewisseld. 

Een verouderde omgeving met veel maatwerk

Ziekenhuis Rivierenland werkte al langere tijd met Ultimo. De bestaande on-premise omgeving was alleen sterk verouderd en liep meerdere versies achter. Door de grote hoeveelheid maatwerk kon de omgeving niet eenvoudig meer worden bijgewerkt. Voor verschillende afdelingen werkte het systeem daardoor niet meer zoals gewenst. Vernieuwing was noodzakelijk om het pakket goed te kunnen blijven beheren en toekomstige updates mogelijk te maken.

Enkele jaren eerder hadden we al een nulmeting uitgevoerd en op basis daarvan een advies uitgebracht. Toen het ziekenhuis besloot de Ultimo-omgeving te vernieuwen, werden we gevraagd om de nieuwe omgeving in te richten en de implementatie te begeleiden. Aan het begin van het project moesten het ziekenhuis en Meditain wennen aan elkaars werkwijze. Daarna verliepen de projectoverleggen en stuurgroepen soepel en werd het afgesproken resultaat gerealiseerd.

Data in Ultimo als basis voor vervangingsbeleid en samenwerking

Het project bood de Medisch Instrumentele Dienst (MID) een uitstekende gelegenheid om de kwaliteit van de data in Ultimo verder te verbeteren. Samen met de klinisch fysicus en Meditain zijn objectsoorten, onderhoudsclassificaties, risicoclassificaties en vervangingsgegevens opgeschoond en verrijkt. Met name het vastleggen van volledige en actuele vervangingswaardes is van grote waarde. Hierdoor ontstaat niet alleen beter inzicht in toekomstige investeringen, maar kunnen afdelingen ook tijdig en onderbouwd het gesprek voeren over vervangingsvraagstukken, budgetten en meerjarenplannen. Betrouwbare vervangingsgegevens zorgen ervoor dat besluitvorming niet gebaseerd is op aannames, maar op actuele en inzichtelijke informatie.

Daarnaast heeft de implementatie van de standaard bijgedragen aan een verdere uniformering van de werkwijzen binnen de Technische Dienst en de MID. De samenwerking tussen beide afdelingen was binnen het ziekenhuis al sterk, maar door de herinrichting van Ultimo worden processen nu op dezelfde manier ondersteund en vastgelegd. Dit vergroot de efficiëntie, verbetert de onderlinge afstemming en zorgt voor een eenduidige manier van werken binnen de organisatie en ook de communicatie naar de klant.

Een nieuwe verdeling tussen Topdesk en Ultimo

Tijdens het project is ook gekeken welke applicatie het beste bij de verschillende afdelingen past. Voor ICT, logistiek en schoonmaak is gekozen voor Topdesk. De Technische Dienst, Medische Dienst en beveiliging werken met Ultimo. Voor HR en Inkoop werkt het ziekenhuis met AFAS.

Een groot deel van de historische data uit de oude Ultimo-omgeving is meegenomen naar de nieuwe cloudomgeving. Hierdoor blijft eerdere informatie beschikbaar, terwijl het ziekenhuis voortaan werkt in een actuele en beheersbare versie. De nieuwe omgeving ging in april live. Na de inrichting hebben we de omgeving overdragen en kregen de betrokken medewerkers training in het gebruik en beheer van Ultimo.

“Meditain beschikt over veel kennis en reageert snel op onze vragen,” vertelt functioneel beheerder Susan.

Minder registreren en sneller rapporteren

Daarnaast ontwikkelden we rapportages waarmee de benodigde informatie sneller uit Ultimo kan worden gehaald. Volgens Susan en Mariken van Ziekenhuis Rivierenland heeft het project voor de meeste betrokken afdelingen geleid tot een efficiëntere manier van werken. Medewerkers hoeven namelijk minder handmatig werk uit te voeren en kunnen eenvoudiger rapporteren. De nieuwe inrichting levert tijdwinst op, is eenvoudiger te beheren en ondersteunt de standaardisatie binnen het ziekenhuis. Ook op het gebied van kostenbeheersing en veiligheid zijn verbeteringen gerealiseerd.

Zo veel mogelijk werken vanuit de standaard

In de voormalige Ultimo-omgeving was veel maatwerk aanwezig. Ziekenhuis Rivierenland wil dat in de nieuwe omgeving zo veel mogelijk voorkomen. Het uitgangspunt is om processen binnen de standaardmogelijkheden van Ultimo in te richten. Alleen wanneer een aanpassing echt noodzakelijk is, wordt maatwerk overwogen. Hiermee verkleint het ziekenhuis het risico op uitdagingen bij toekomstige updates en nieuwe versies.

Nu het project is afgerond heeft Ziekenhuis Rivierenland aanvullende ondersteuning bij Meditain afgenomen. Vooral in de eerste periode na de livegang maakte het functioneel beheer hier gebruik van. Naarmate de beheerders meer ervaring opdeden met de nieuwe omgeving, konden zij steeds meer vragen zelfstandig oplossen.

“Meditain is kundig, betrokken en duidelijk. Zo heb ik de samenwerking ervaren.” – Projectleider Mariken

Praktische oplossing voor de beveiligingsafdeling

Tijdens de implementatie bleek dat de oorspronkelijk afgesloten licenties niet volledig aansloten op de gewenste inrichting. De nieuwe inrichting was ook aanleiding om kritisch naar de werkwijze van de beveiligingsafdeling te kijken. In de oude situatie werd veel informatie vastgelegd die in de praktijk nauwelijks werd gebruikt. In de nieuwe omgeving registreert de afdeling alleen nog informatie die echt nodig is voor documentatie en rapportages. Hierdoor is het administratieve werk volgens de medewerkers ongeveer gehalveerd.

Samen met het ziekenhuis hebben we verschillende mogelijkheden en de voor- en nadelen onderzocht. Uiteindelijk is besloten om de module van de Technische Dienst als basis te gebruiken en deze geschikt te maken voor de beveiligingsafdeling. Met behulp van filters zijn de processen en gegevens van de afdelingen van elkaar gescheiden. Zo kon een werkbare oplossing worden gerealiseerd zonder aanvullende licenties aan te schaffen.

Volgende stap: koppeling met Topdesk

De volgende ontwikkeling is een koppeling tussen Topdesk en Ultimo. Daarover worden inmiddels gesprekken gevoerd. Met deze koppeling kunnen meldingen vanuit Topdesk worden doorgezet en verwerkt in Ultimo. Hierdoor ontstaat een betere aansluiting tussen de verschillende afdelingen en systemen en kan het ziekenhuis de processen verder stroomlijnen.

Ook jullie Ultimo-omgeving vernieuwen, vereenvoudigen of beter laten aansluiten op de organisatie? Meditain ondersteunt zorginstellingen bij analyse, inrichting, implementatie en functioneel beheer van Ultimo. Neem contact met ons op!