Aansturing testproces PeopleSoft binnen LUMC

Het gebruik van de juiste actuele software is enorm belangrijk voor het functioneren van een ziekenhuis. Voor het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) geldt dat bijvoorbeeld voor Oracle’s PeopleSoft Facility Supply Chain Management (FSCM) systeem. Meditain assisteerde het LUMC bij een hoognodige upgrade van dit systeem.

De hulpvraag

Het LUMC gebruikt PeopleSoft FSCM voor de administratieve ondersteuning en monitoring van werkprocessen op het gebied van bestellen, leveren en betalen. Alle bestellingen van het hele LUMC worden via dit systeem gedaan. Het registreren van ontvangen goederen en bijhouden van voorraden gebeurt bijvoorbeeld ook in dit programma. Hierdoor maken zo’n 2.000 mensen binnen het LUMC gebruik van dit systeem. Medewerkers uit de afdelingen Inkoop, Logistiek en Financiën en bestellers werken zelfs dagelijks met dit systeem.

Aangezien de laatste upgrade meer dan zes jaar geleden plaatsvond, werd het tijd voor een nieuwe upgrade. Het systeem werd namelijk steeds minder goed ondersteund en de omgeving was minder goed beveiligd. De upgrade zou niet eenvoudig worden. Er was namelijk maatwerk verricht bij het bouwen van het systeem en er waren veel spelers bij betrokken. Zo had een externe partij het technisch beheer in handen en hadden er binnen het LUMC functioneel beheerders en key users van doen met de upgrade.

Projectleider Roos Schulte van het LUMC kreeg de opdracht om de upgrade binnen een jaar door te voeren. Schulte voorzag al vrij snel dat er problemen zouden ontstaan in de lijnen tussen de verschillende partijen. Aangezien structuur en tempo geboden waren, vroeg ze Meditain – in overleg met de betrokken partijen – om te assisteren. Schulte: “Ik miste een partij die de structuur kon aanbrengen die nodig is bij een software-upgrade als deze. Door eerdere samenwerking weet ik dat Meditain een brug kan slaan tussen de technici en gebruikers. Bovendien werkt Meditain netjes en gestructureerd. Precies wat we nodig hadden bij dit project!”

Meditains bijdrage

Meditains Biomedisch Technoloog Annemiek Groenewoud trad op als testcoördinator bij dit project. Hierdoor konden de ontwikkelaars, technisch beheerders, functioneel beheerders en key users zich volledig richten op de inhoudelijke kant van de upgrade. Door structuur aan te brengen, maakte Annemiek zichtbaar en daardoor inzichtelijk wat er moest gebeuren, wie wat moest doen, hoe veel er gedaan moest worden en hoe omvangrijk dit zou zijn. Annemiek: “Ik richtte me op het aanbrengen van structuur in de testprocessen, statussen en bevindingen. Daarnaast hielp ik bij het opstellen van goede testplannen door key users en functioneel beheerders. Ik communiceerde met hen en motiveerde hen waar nodig.”

Testcoördinatie en structuur

Als testcoördinator ondersteunde Annemiek betrokkenen bij hun werkzaamheden ten behoeve van de testprocessen voorafgaande aan de daadwerkelijke upgrade door structuur aan te brengen. Annemiek ontwikkelde een gestructureerde online omgeving voor alle testplannen. In deze zogenaamde Testing Tracker werden uiteindelijk zo’n 200 testplannen voor processen, bijbehorende statussen en gekoppelde testbestanden opgeslagen en constant vernieuwd. In deze testplannen werd beschreven welke handelingen uitgevoerd worden binnen een proces in het pakket en wat de gebruiker verwacht dat het pakket kan en doet. Hiermee kon dan getest worden of de software daadwerkelijk doet wat de key users ervan verwachten.

De Testing Tracker gaf alle processen weer die getest moesten worden. Hierdoor zagen de key users voor welke processen ze plannen moesten opstellen. Annemiek maakte een format voor testplannen die key users konden gebruiken voor het opstellen van hun testplannen. Een door Annemiek ingevuld testplan gaf de key users een goed beeld van hoe een testplan er idealiter uitziet.

Annemiek coördineerde alles rondom de Testing Tracker en maakte statusoverzichten op basis van gegevens uit de Testing Tracker. De functioneel beheerders konden in de Testing Tracker ook nagaan welke testplannen er al gemaakt waren. Hierna konden de key users overgaan op het daadwerkelijke testen van de software. In de Testing Tracker werden vervolgens de resultaten van de tests bijgehouden.

Afronding en toekomst

Meditains werk aan dit project bij het LUMC zit er inmiddels op. De tests zijn voorbereid en uitgevoerd. De technisch beheerder, functioneel beheerders en de rest van het team bij het LUMC hebben de software-upgrade verder uitgewerkt tot een succesvolle livegang. Schulte is tevreden: “Veel groepen hebben het, ondanks initiële scepsis, als heel prettig ervaren dat Annemiek aan boord was om structuur en overzicht aan te brengen. Ze heeft enorm bijgedragen aan dit project tot een goed einde brengen.”