Meditain ondersteuning bij ingebruikname Ultimo in het Amsterdam UMC

Het Academisch Medisch Centrum (AMC) en VU medisch centrum (VUmc) zijn 7 juni 2018 bestuurlijk gefuseerd. De twee Amsterdamse academische ziekenhuizen werken inmiddels samen onder een gezamenlijke naam: Amsterdam UMC (AUMC). Deze fusie betekent in de praktijk dat de processen en systemen ook zoveel mogelijk geharmoniseerd worden, waardoor deze ziekenhuizen zo optimaal mogelijk hun krachten kunnen bundelen. Onderdeel hiervan was de keuze voor één Enterprise Asset Management (EAM) software pakket: Ultimo. Voor het AMC betekende dit de overgang naar een geheel nieuw EAM-systeem, het VUmc maakte al langer gebruik van Ultimo.

Meditain heeft het AUMC mogen begeleiden bij verschillende aspecten in de overgang naar en ingebruikname van één geüniformeerd Ultimo pakket zoals het opstellen van werkinstructies en testscripts, verzorgen van trainingen aan de gebruikers, maken van instructiefilmpjes en ondersteuning rondom de livegang.

Opstellen van werkinstructies en testscripts

Meditain werd aanvankelijk gevraagd om de projectgroep te ondersteunen bij het opstellen van testprotocollen en werkinstructies. De testprotocollen dienden voor een secure en gestructureerde methode om de procesafhandeling in Ultimo te valideren. De werkinstructies worden gebruikt als naslagwerk voor de medewerkers. Naast functie specifieke werkinstructies zoals werkorder- en objectenbeheer en het afhandelen van facilitaire meldingen hebben we ook diverse algemene werkinstructies gemaakt. Denk hierbij aan het gebruik van de Ultimo Go+ app, het selfservice portaal en bestellingen. Met deze instructies is het AUMC ervan verzekerd dat ook in de toekomst nieuwe collega’s goed worden ingewerkt en er voor iedereen een naslagwerk is.

Verzorgen van trainingen

Collega’s Dirk Theunissen, Hidde Bos, Melissa Niemantsverdriet, Vera Groot en Yunia Rasenberg hebben drie weken lang op locaties AMC en VUmc alle verschillende functiegroepen mogen trainen in Ultimo. Dit waren interactieve trainingen, waarbij de medewerkers ook aan de slag konden met oefeningen in de nieuwe Ultimo omgeving en de mogelijkheid hadden om hun vragen te stellen aan de trainers. De trainers hebben veel verschillende medewerkers van de Medische Techniek, Gebouwbeheer en de Facilitaire dienst mogen trainen. Uiteindelijk zijn, verdeeld over ruim 30 sessies, circa 300 medewerkers getraind. Gecombineerd met de opgestelde werkinstructies hebben alle gebruikende afdelingen hierdoor een uitstekende basis voor het optimaal inzetten van Ultimo in hun dagelijkse werkzaamheden.

Ondersteuning rondom de livegang

Het AUMC wilde bij de livegang graag alle gebruikers over de beide locaties een helpende hand bieden. Gezien het grote aantal gebruikers en fysieke onderlinge afstanden geen kleine uitdaging. Ook hierin heeft Meditain hulp kunnen bieden door als floorwalker op de locatie AMC aanwezig te zijn. Mede hierdoor konden alle medewerkers vol vertrouwen opstarten in de nieuwe applicatie.